Una cobranza bien ejecutada es clave para que la comunidad mantenga servicios, pague cuentas y funcione sin trasladar el costo de la morosidad a quienes sí cumplen. Para lograrlo, conviene ordenar conceptos, aplicar medidas de forma escalonada y cuidar la forma en que se documentan acuerdos, intereses y demandas.
Gasto común y obligación económica: qué se cobra realmente
En copropiedad, el concepto de obligación económica es más amplio que el de gasto común. Incluye, además del gasto común ordinario, elementos como gastos comunes extraordinarios, aportes al fondo de reserva, multas e intereses. En cambio, el gasto común se asocia principalmente a gastos de administración, mantención y reparación.
En la práctica, si una unidad adeuda ítems que forman parte de la obligación económica (por ejemplo, multas o fondo de reserva), esos montos pueden incluirse en la cobranza junto con el resto de la deuda, siempre que correspondan a cobros debidamente incorporados y respaldados.
Rol del administrador: cobranza formal y escalonada
La cobranza de gastos comunes y obligaciones económicas es una función propia del administrador. No se trata de gestiones informales “puerta a puerta”, sino de un proceso formal y ordenado, que suele avanzar por etapas:
1) Aviso de cobro y recordatorios: la gestión de cobro debe ser constante, no limitada a “emitir y esperar”. Se recomienda reforzar durante el mes (por ejemplo, a mitad de mes y antes del cierre), considerando que muchas personas pagan con ingresos de fin de mes.
2) Cobranza extrajudicial: antes de judicializar, conviene agotar instancias de pago directo y propuestas de regularización.
3) Convenio de pago: herramienta relevante y regulada, que permite formalizar cuotas y condiciones. Para suscribirlo, el administrador está facultado, pero requiere aprobación del comité de administración.
4) Medidas de apremio permitidas: en ciertas condiciones, se puede avanzar a medidas como el corte de determinados servicios.
5) Cobranza judicial: si las etapas anteriores no resultan, se puede avanzar a acciones judiciales, idealmente a tiempo.
Convenios de pago: cómo proteger a la comunidad y al administrador
Los convenios de pago deben ser escritos, con detalle completo de la deuda y de las condiciones pactadas. Para resguardar al administrador frente a eventuales cuestionamientos del comité, es recomendable que la autorización quede registrada en un acta de reunión de comité donde conste el acuerdo.
Dentro del convenio, es razonable exigir que el deudor pague las cuotas del acuerdo junto con los gastos comunes del mes, para evitar la “bicicleta” (pagar algo y volver a caer en atraso). También resulta útil incluir una cláusula que establezca que, ante el no pago de una cuota, se habilita el ejercicio de acciones judiciales.
Corte de servicios: cuándo procede y qué considerar
Como medida de presión regulada, se contempla el corte de electricidad, telecomunicaciones o calefacción. Esta medida se aplica bajo condiciones asociadas a una deuda de tres períodos continuos o discontinuos.
En la práctica, el corte eléctrico suele ser el más utilizado, aunque puede resultar burocrático por los tiempos y exigencias de las empresas proveedoras. También es relevante considerar situaciones particulares, como la existencia de residentes electrodependientes, lo que vuelve importante mantener un registro actualizado de residentes y ocupantes de cada unidad.
Intereses por morosidad: cómo se calculan y cómo evitar cobros incorrectos
El interés aplicable debe revisarse primero en el reglamento de copropiedad. Si el reglamento no regula el interés, se aplica lo que establece la normativa: el interés no puede exceder el límite legal, y se utiliza como referencia el interés corriente del período, con el criterio indicado para su cálculo (considerando el 50% del interés corriente). Para verificarlo, se debe consultar el valor vigente del mes correspondiente (por ejemplo, en la CMF).
Un riesgo importante es cobrar intereses fuera de los límites, lo que puede generar problemas mayores para la comunidad y su administración. Por eso, conviene documentar el criterio de cálculo y aplicar un interés razonable.
Prescripción: qué significa “36 meses” y qué no significa
No corresponde entender que la deuda “desaparece” automáticamente al cumplirse 36 meses. Lo correcto es que, por reglas generales asociadas al cobro ejecutivo, una deuda puede ser susceptible de ser declarada prescrita, pero para eso debe alegarse y solicitarse formalmente.
Frente a deudas antiguas, suele ser más conveniente intentar primero la vía ejecutiva (por ser más rápida) y, si se alega y acoge la prescripción respecto de una parte, evaluar la alternativa de un procedimiento ordinario para lo que corresponda.
Cobranza ejecutiva: documentación clave y errores frecuentes
La cobranza ejecutiva exige orden documental. Entre los errores más comunes al demandar se encuentran:
• Documentación incompleta: no acompañar reglamento de copropiedad u otros antecedentes relevantes.
• Mala individualización del demandado: demandar al ocupante en vez del propietario, cuando quien responde por la obligación es el dueño de la unidad.
• Falta de firma en la liquidación o certificado de deuda, lo que puede quitar mérito ejecutivo.
• Problemas de notificación: iniciar la causa y no concretar correctamente la notificación.
Si no se conoce al propietario, se puede obtener la información mediante un certificado de dominio vigente en el Conservador de Bienes Raíces. Para efectos de notificación, se entiende como domicilio el de la propia unidad, por lo que puede notificarse allí.
Costos de cobranza y honorarios: qué se puede cargar y cuándo
En sede judicial, el tribunal puede regular costas a cargo del deudor. Sin embargo, puede existir diferencia entre las costas fijadas y el honorario real pactado con el abogado. Para intentar trasladar esa diferencia al deudor, es relevante revisar si el reglamento de copropiedad contempla expresamente cargos o costos asociados a cobranza (por ejemplo, honorarios, notificaciones u otros costos administrativos). Sin esa base, el cobro puede ser discutible.
Embargo y bienes del moroso: planificar antes de demandar
Antes de iniciar acciones, conviene considerar la disponibilidad de bienes del deudor. En deudas de menor cuantía, no resulta práctico pensar en embargar un bien raíz por diferencia de valor, por lo que puede ser más útil identificar otros bienes o antecedentes relevantes (por ejemplo, vehículo, bodega u otros).
Si la administración cuenta con información obtenida por la propia interacción habitual (como datos de pagos o identificación de bienes visibles), puede utilizarla para orientar diligencias dentro del proceso.
Gestión preventiva para reducir la morosidad en la comunidad
La recomendación transversal es agotar la gestión extrajudicial antes de judicializar: recordatorios periódicos, comunicación persistente, convenios formales y seguimiento. Si no hay resultados, avanzar a acciones judiciales a tiempo, con buena asesoría y documentación completa, permite recuperar parte relevante de la deuda y sostener la operación financiera de la comunidad.
Con un procedimiento claro, reglas transparentes y respaldos escritos, la cobranza deja de ser un foco permanente de conflicto y pasa a ser una gestión ordenada, justa y sostenible para todos los copropietarios.
Créditos: Hablemos de Copropiedad.