El cambio de administración en un condominio suele venir acompañado de tensiones. Uno de los problemas más frecuentes es el no pago del último honorario al administrador saliente, especialmente cuando la relación se sostuvo “de palabra” o solo con un nombramiento en acta. Para evitar conflictos y contar con herramientas reales de cobro, es clave entender qué documentos tienen valor, cómo deben pactarse las condiciones de término y qué vías legales existen según el tipo de respaldo emitido (factura o boleta de honorarios).
Por qué se producen estos conflictos al terminar una administración
Una causa relevante es la falta de acuerdos formalizados en un contrato. Cuando no quedan claras las condiciones de entrada y, sobre todo, las condiciones de salida, algunos comités o comunidades actúan con “liviandad” frente al último pago, considerando que la salida del administrador no tiene consecuencias prácticas.
En la práctica, la ausencia de un instrumento detallado facilita decisiones abruptas (por ejemplo, notificar de un día para otro el término de servicios) y posteriormente discutir si corresponde o no pagar el último mes o algún monto adicional.
Contrato de prestación de servicios: el resguardo más útil
En el uso habitual, la contratación del administrador se documenta como contrato de prestación de servicios. Aunque se menciona que la naturaleza jurídica de la contratación se asocia a reglas del Código Civil y la figura del mandato, en la práctica el documento más utilizado es el contrato de prestación de servicios.
Un contrato bien hecho permite:
1) Definir obligaciones, facultades y límites
Conviene detallar con precisión cuáles son las obligaciones del administrador (además de las establecidas en la ley) y qué materias corresponden al comité. Esta claridad ayuda a evitar conflictos en asambleas y discusiones por atribuciones mal entendidas.
2) Regular la terminación y la “pérdida de confianza”
Se recomienda que la terminación por “pérdida de confianza” no quede como una frase vaga. Es posible definir en el contrato qué hechos o actos graves se considerarán constitutivos de esa pérdida de confianza, para que la causal tenga sustento y no sea confusa o imprecisa.
3) Establecer aviso previo e indemnización sustitutiva
Si no existe una causal justificada y se decide terminar el servicio porque “no gusta” la forma de trabajo o por falta de compatibilidad, se puede pactar un aviso previo (por ejemplo, 30 o 60 días) y una indemnización sustitutiva si no se respeta ese plazo. Esto opera como cláusula penal frente al incumplimiento de una salida abrupta.
Si no hay contrato: cuándo sirve el acta de designación
Cuando no existe contrato, el respaldo puede estar en el acta de designación del administrador, siempre que:
— En el acta se señale la remuneración (monto) y el pago mensual.
— Se establezca un plazo (frecuentemente, hasta la próxima asamblea dentro de un año).
— El acta esté reducida a escritura pública.
Si en esa acta consta la obligación de pago mensual hasta el término del período señalado, puede servir como base para iniciar acciones de cobro, incluyendo el último honorario pendiente.
Factura o boleta de honorarios: diferencias prácticas para cobrar
El mecanismo de cobro puede variar según el documento emitido:
Factura
Permite, en términos prácticos, activar un camino de cobro más directo mediante vía ejecutiva, pero antes suele requerir una gestión preparatoria (por ejemplo, la notificación vinculada a la factura) para preparar esa vía. También existe la posibilidad de que la comunidad objete la factura dentro de los plazos correspondientes, lo que influye en el avance del proceso.
Boleta de honorarios
El cobro de honorarios se tramita como procedimiento sumario en materia civil. Implica demanda, notificación y una audiencia para que la contraparte conteste y se explore conciliación, entre otros pasos. El tiempo real dependerá de cada tribunal.
En ambos casos, se trata de materias vistas en juzgados civiles, no en Juzgados de Policía Local.
Cobranza extrajudicial y respaldo antes de demandar
Antes de judicializar, es recomendable intentar una cobranza extrajudicial, por ejemplo, comunicando formalmente al comité la existencia del contrato y/o de los documentos de cobro emitidos (factura o boleta), y advirtiendo que, de no pagarse, se avanzará a demanda.
Si la comunidad se defiende alegando incumplimientos del administrador, es útil contar con respaldo de la gestión realizada, como:
— Presentaciones de rendición de cuentas (si correspondió realizarlas).
— Correos electrónicos con el comité donde se valida o revisa información relevante.
— Envíos previos a asambleas u otras comunicaciones propias de la administración.
La vía ejecutiva y el embargo: una ventaja práctica del cobro de facturas
En una demanda ejecutiva, una ventaja práctica es que el administrador normalmente conoce la cuenta bancaria del condominio. Esto permite solicitar medidas orientadas al embargo por el monto adeudado sobre fondos identificables, lo que puede acelerar el resultado en comparación con casos donde se desconocen bienes.
De todos modos, los plazos efectivos dependen del tribunal y de su carga de trabajo, ya que existen tiempos que no controla el administrador ni su abogado.
Por qué no conviene retener documentación del condominio
Ante el temor de que no se pague el último honorario, puede surgir la idea de condicionar la entrega de documentación, claves o información. Sin embargo, no es recomendable retener el traspaso de la administración como forma de presión.
Retener información puede generar perjuicios a la comunidad y agravar el conflicto, abriendo la puerta a acciones en contra del administrador, incluso denuncias en el registro de administradores. En escenarios extremos, si se produce un perjuicio económico relevante al condominio por esa retención, puede derivar en imputaciones más graves.
Gestión ordenada para salir y cobrar correctamente
Para minimizar el riesgo de quedar con honorarios impagos, la herramienta más sólida es un contrato de prestación de servicios bien detallado, con reglas claras de obligaciones, facultades y término. Si no existe, el acta de designación puede servir, siempre que incluya la remuneración y esté reducida a escritura pública. Finalmente, respaldar la gestión realizada y usar los canales de cobro adecuados según factura o boleta permite defender el pago pendiente sin exponerse a riesgos innecesarios durante el traspaso.
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