Una administración ordenada comienza por una relación contractual clara. En copropiedad, la designación del administrador suele constar en un acta de asamblea reducida a escritura pública, pero eso no reemplaza un contrato que detalle obligaciones, responsabilidades, honorarios y reglas de salida y entrega de información.
Acta de designación y contrato: no son lo mismo
Es habitual que la designación del administrador quede registrada en un acta de asamblea ordinaria reducida a escritura pública. Esa formalidad acredita su nombramiento, pero no define con precisión aspectos prácticos y sensibles de la gestión. Por eso resulta recomendable complementar el acta con un contrato escrito que deje pactados, de forma verificable, los derechos y deberes de ambas partes.
Un contrato permite fijar, entre otros puntos:
• Las obligaciones del administrador (las establecidas por la Ley N° 21.442 y el reglamento de copropiedad).
• Las obligaciones de la comunidad, representada por el comité de administración.
• Condiciones de ingreso (estado de información y documentación al momento de recibir el condominio).
• Condiciones de salida (entrega, plazos y rendición).
Naturaleza jurídica según la Ley 21.442: el mandato como regla supletoria
La Ley N° 21.442 permite que el administrador sea una persona natural o jurídica, designada por el comité de administración o por asamblea. Además, trata esta relación como una relación basada en la confianza.
Cuando la ley no regula un aspecto de esta vinculación, se aplican supletoriamente las normas del Código Civil sobre el contrato de mandato. Esto es relevante porque el mandato aporta reglas sobre forma, responsabilidades y término, que pueden orientar la contratación y sus eventuales controversias.
Por ejemplo, el Código Civil reconoce que el mandato puede constar por escritura pública, instrumento privado, ser verbal o celebrarse por cualquier modo que permita entender que hubo encargo y aceptación.
Prestación de servicios o mandato: por qué se usa uno u otro
En la práctica, muchas comunidades optan por un contrato de prestación de servicios al tratar al administrador como un tercero externo, de manera similar a como se contratan proveedores.
Sin embargo, desde el enfoque de armonía con la Ley N° 21.442 y su remisión supletoria, el encargo se asimila al mandato. Más allá del nombre, lo más relevante es que el documento establezca claramente:
• Funciones exigibles y límites de servicio.
• Estándares de cuidado y responsabilidades.
• Causales y reglas de término.
• Procedimientos de entrega de documentación y rendición.
Obligaciones del comité: entregar lo necesario para administrar
Un punto crítico es que la contratación no sólo impone deberes al administrador. En el marco del mandato, el mandante (la comunidad representada por el comité) debe proveer lo necesario para que el administrador ejecute adecuadamente su gestión.
Para reducir conflictos, conviene establecer un mecanismo formal de traspaso desde el administrador saliente al entrante, idealmente con participación presencial del comité de administración. Así se respalda qué documentación, respaldos y antecedentes se entregaron efectivamente, disminuyendo el riesgo de que el nuevo administrador quede impedido de gestionar por falta de información.
Responsabilidad del administrador y eximentes que conviene pactar
En el régimen supletorio del mandato, el administrador responde por culpa leve, es decir, debe actuar con una diligencia media en la gestión encomendada, comparable al cuidado que una persona emplea en sus propios asuntos.
En un contrato escrito es útil precisar:
• Hasta dónde llega la responsabilidad del administrador, especialmente para efectos probatorios.
• Eximentes habituales, como caso fortuito, fuerza mayor o acciones de terceros, cuando el evento no es imputable a la conducta del administrador.
Esto cobra relevancia cuando existen proveedores de mantención o servicios en bienes comunes. Si ocurre un daño, la evaluación de responsabilidad considerará si el administrador actuó con la diligencia exigible en sus funciones (por ejemplo, si implementó o exigió mantenciones razonables). Cuando el estándar de cuidado se cumple, el riesgo de imputaciones indebidas disminuye.
Designación y remoción: asamblea y comité, y cómo evitar disputas
Lo más apropiado es que la asamblea participe en la designación o remoción. Sin perjuicio de ello, el comité actúa como representante de la comunidad y puede intervenir cuando detecta una gestión deficiente, especialmente si se pierde la confianza, elemento central de este tipo de relación.
Debido a que la “falta de confianza” puede interpretarse de muchas formas, se recomienda definirla y regularla en el contrato, junto con un procedimiento de término: desde la notificación, hasta la entrega de claves, fondos, respaldos, instrumentos bancarios, contratos vigentes y documentación operacional.
Salida ordenada: aviso previo, entrega y rendición de cuentas
Un contrato de prestación de servicios (o uno estructurado como mandato) puede incluir reglas específicas para terminar la relación, como un aviso previo (por ejemplo, 60 días) y una cláusula que establezca un pago si no se respeta el plazo pactado. Lo importante es que quede claro que se trata de una consecuencia contractual por falta de aviso oportuno, y no de figuras propias del ámbito laboral.
Además, conviene incorporar una cláusula de rendición de cuentas al término, especialmente si ha transcurrido un período relevante desde la última asamblea ordinaria. Un cierre con rendición y aprobación por el comité disminuye espacios de conflicto posteriores y ayuda a prevenir imputaciones graves relacionadas con la administración de recursos.
El administrador no es trabajador dependiente: cuidado con cláusulas laborales
La administración de condominios no se configura, por regla general, como contrato de trabajo: no se basa en control de jornada típico (marcar tarjeta, asistencia, subordinación en términos laborales). Por lo mismo, cláusulas como “indemnización por despido injustificado” no resultan coherentes con la naturaleza de esta relación.
Lo recomendable es mantener el contrato dentro de su marco civil: honorarios, funciones, disponibilidad, límites de atención, mecanismos de coordinación y reglas claras de término.
Honorarios, horarios y modalidad de atención: evitar la disponibilidad 24/7
Para una relación sostenible, el contrato debiera ser completo y operativo. Es útil definir con precisión:
• Honorarios y qué servicios cubren.
• Horarios de atención y canales de comunicación (correo, WhatsApp, teléfono) y sus rangos horarios.
• Presencia en el condominio si corresponde y periodicidad de visitas.
• Participación en asambleas: considerar que la ley contempla a lo menos una asamblea ordinaria, y pactar si se incluye una extraordinaria al año; para asambleas adicionales, fijar un cobro por asistencia cuando impliquen tiempo extra significativo.
Cuando estas reglas quedan escritas, se reducen las expectativas informales y disminuye la rotación por sobrecarga o exigencias desalineadas con el servicio contratado.
Contratos claros para una administración responsable
Un buen contrato no es un trámite: es una herramienta para ordenar el servicio, proteger a la comunidad y al administrador, y evitar conflictos por falta de información, límites poco definidos o salidas desprolijas. En copropiedad, donde la confianza y la rendición de cuentas son centrales, la claridad contractual marca la diferencia entre una gestión fluida y una relación permanentemente tensionada.
Créditos: Hablemos de Copropiedad.