Administrar condominios durante 2023 implicó trabajar en un escenario exigente: dudas por el retraso del reglamento de la nueva ley, asambleas difíciles de concretar por falta de quórum, mayor tensión en la convivencia y comunidades con escaso interés por integrar los comités. En este contexto, la gestión se sostuvo con criterios prácticos, respaldo documental y coordinación estrecha entre administración y comité.
El efecto del retraso del reglamento: operar en “modo incertidumbre”
Una de las complicaciones más repetidas fue la sensación de estar en un “limbo” normativo. El retraso del reglamento dejó a muchas comunidades con dudas sobre cuánto avanzar en la implementación de herramientas asociadas a la nueva ley, especialmente cuando existe el temor de que posteriormente haya ajustes o cambios que obliguen a corregir lo ya aplicado.
Aun así, en la práctica se tendió a seguir operando con base en la ley y, para ciertos temas, apoyarse en criterios orientadores como la Circular N°1 de la Secretaría Ejecutiva de Condominios. En algunos casos también se tomó como referencia el borrador del reglamento en tramitación, para definir marcos internos mediante acuerdos de asamblea (por ejemplo, en gestión contable o mecanismos de notificación).
También se identificaron materias que quedan especialmente condicionadas por la falta del reglamento, como aspectos vinculados a seguros, donde se hace necesario esperar normativa complementaria para una aplicación completa.
Asambleas sin quórum: telemáticas, sesiones informativas y consulta por escrito
La falta de quórum en asambleas se transformó en un problema frecuente. Para enfrentar esta realidad, se adoptaron estrategias que buscan mantener la continuidad de la gestión comunitaria sin forzar escenarios inviables.
Entre las prácticas mencionadas para destrabar decisiones se encuentran:
1) Separar el objetivo según la probabilidad de quórum. Si se estimaba que habría participación suficiente, se utilizó la asamblea (incluida la modalidad telemática). Cuando el quórum se veía improbable, se optó por consulta por escrito.
2) Citar asamblea y, si no hay quórum, realizar sesión informativa. En esa instancia se ordena la información, se deja registro, y luego se activa un proceso de consulta por escrito dentro de un plazo definido.
Respecto de asambleas telemáticas, se observó que la viabilidad puede depender de interpretaciones distintas a nivel de Juzgado de Policía Local. En algunos casos se exigió contar con un reglamento de copropiedad actualizado para autorizar la modalidad online; en otros, se han reportado criterios más flexibles. Esta disparidad refuerza la necesidad de documentar decisiones y fundamentos, y de asesorarse según la realidad local.
Agresiones y convivencia: un desafío creciente para administradores y trabajadores
Otra vivencia relevante fue el aumento del nivel de agresividad en la vida comunitaria: conflictos entre vecinos, malos tratos al personal, e incluso agresiones verbales hacia administradores y comités. Se vinculó este fenómeno a un clima de estrés y tensión, donde las dificultades económicas y el ambiente social elevan la fricción cotidiana.
La administración enfrenta aquí un problema doble: por un lado, proteger a trabajadores y equipos; por otro, operar con reglas internas que muchas veces no contemplan sanciones específicas para estas conductas, especialmente en comunidades que mantienen reglamentos de copropiedad antiguos (10 o 12 años, por ejemplo).
Cuando el reglamento no es detallado, se planteó que puede aplicarse un marco más general que suele aparecer en los reglamentos: prohibiciones de actos u omisiones que afecten la seguridad, la habitabilidad o la tranquilidad. Además, se destacó la relevancia de mecanismos formales (multas, denuncias) para no dejar estas situaciones en la impunidad práctica.
En la operación diaria, un criterio clave es la tolerancia cero respaldada por el trabajo coordinado entre comité y administración, ya que aplicar sanciones suele aumentar la tensión con quienes cometen las faltas.
Comités de administración: el desgaste de participar y el riesgo del “sorteo permanente”
Conformar o renovar comités se volvió difícil en muchas comunidades. Entre las razones aparecen el temor a la exposición, el desgaste por críticas constantes y experiencias previas donde se cuestionó a comités aunque hubieran trabajado con objetivos claros (por ejemplo, contener gastos comunes en pandemia, o ejecutar mejoras que igualmente provocaron reclamos por alzas).
Frente a la falta de voluntarios, se reportaron fórmulas operativas:
• Plazos de inscripción para interesados.
• Consulta por escrito para validar decisiones cuando no hay condiciones para asamblea efectiva.
• Sorteo para completar cupos, incluso cuando se presentan solo algunos voluntarios.
Se advirtió un efecto indeseado: si se instala una cultura comunitaria de crítica permanente al comité, la comunidad puede terminar eligiendo siempre por sorteo, lo que aumenta la probabilidad de contar con equipos poco preparados o desmotivados, debilitando un órgano esencial para la gobernanza del condominio.
Registro Nacional de Administradores: un avance con límites
El Registro Nacional de Administradores fue valorado como un avance relevante, especialmente porque establece una barrera de entrada que antes no existía. También se destacó la importancia de contar con una especie de “hoja de vida” asociada al ejercicio profesional, incluyendo eventuales sanciones.
Al mismo tiempo, se plantearon límites y preocupaciones:
• Barreras de entrada aún bajas: se consideró un avance, pero insuficiente para asegurar una depuración completa del mercado.
• Riesgo de denuncias malintencionadas: se levantó la inquietud sobre cómo se acreditan hechos y cómo se evitan acusaciones infundadas.
• Procedimiento y descargos: se mencionó la existencia de plazos para presentar descargos y la posibilidad de apelar, y la idea de que un porcentaje relevante de copropietarios (mencionado en borradores) ayudaría a evitar denuncias por conflictos individuales.
En este escenario, se reforzó una práctica clave: respaldar por escrito gestiones, recomendaciones y advertencias al comité (correos y registros), especialmente cuando existen materias que el comité no quiere abordar o decisiones que pueden exponerse a cuestionamientos.
Profesionalizar la administración: gremio, respaldo y aprendizaje continuo
Para avanzar en profesionalización se identificaron tres necesidades principales. Primero, fortalecer la organización gremial para lograr mayor capacidad de representación y diálogo con autoridades. Segundo, mejorar el respaldo institucional frente a situaciones de riesgo, violencia o amenazas, considerando que la administración se vincula con seguridad y convivencia, y puede enfrentar episodios graves. Tercero, mantener una cultura de perfeccionamiento constante, dado que la copropiedad mezcla múltiples materias y requiere actualización permanente.
Además, se subrayó que la administración y el comité deben operar como equipo: sin alineamiento, cualquiera de los dos queda debilitado para enfrentar conflictos, aplicar medidas y sostener reglas comunes.
Gestionar comunidades con reglas claras y respeto
El aprendizaje más concreto de 2023 es que la copropiedad necesita estructura: normas internas actualizadas, mecanismos de decisión aplicables cuando no hay quórum, registro y respaldo de actuaciones, y un estándar firme de convivencia. Cuando administración y comité trabajan coordinados, la comunidad puede ordenar su funcionamiento incluso en un entorno incierto y más conflictivo.
Con reglas claras, documentación adecuada y una comunidad que respete sus órganos de representación, la gestión se vuelve más predecible y segura para todos: residentes, trabajadores, comité y administración.
Créditos: Hablemos de Copropiedad.