Reclamar contra un administrador requiere identificar el canal correcto (autoridad administrativa o tribunal), cumplir requisitos de legitimación y respaldar los hechos con antecedentes. La normativa distingue entre el rol del Registro Nacional de Administradores y el Juzgado de Policía Local, con efectos y riesgos distintos para la continuidad laboral del administrador y para la solución del conflicto en la comunidad.
Registro Nacional: quiénes deben inscribirse y qué se exige
El reglamento fija requisitos para incorporarse al Registro Nacional de Administradores, con diferencias entre administradores remunerados y no remunerados.
Administrador remunerado: debe acreditar, al menos, (1) licencia de enseñanza media y (2) capacitación aprobada en administración de condominios. La capacitación debe provenir de una institución de educación superior reconocida por el Estado o acreditada por el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo. También existe la alternativa de validar experiencia laboral mediante cursos vinculados al Sistema Nacional de Certificación de Competencias Laborales.
Además, para inscribirse (remunerado o no) se exige acreditar que no se ha sido condenado por determinados delitos, mediante certificado de antecedentes. Se mencionan delitos contra la propiedad (robos, hurtos, receptación o venta de artículos robados, estafas, usurpaciones) y también homicidios, lesiones y tráfico de personas. Si existe condena por esos delitos, hay inhabilidad absoluta para integrar el registro.
En el caso de personas extranjeras, se contempla la posibilidad de inscribirse y ejercer si cuentan con residencia vigente en Chile.
Administrador no remunerado: puede inscribirse cumpliendo requisitos generales (mayoría de edad, chileno o extranjero residente, y no haber sido condenado por los delitos indicados). No se le exige licencia de enseñanza media ni capacitación para efectos del registro, pero igualmente debe inscribirse.
Responsabilidades del administrador: administrativas, civiles y penales
El desempeño del cargo puede generar tres tipos de responsabilidades:
Responsabilidad administrativa: se vincula al ejercicio de la función y al registro. La normativa contempla infracciones gravísimas, graves, menos graves y leves. Las sanciones pueden incluir multas en UTM, la cancelación de la inscripción o la imposibilidad de ejercer. Entre ejemplos de infracciones gravísimas se mencionan proporcionar información falsa sobre requisitos de inscripción, actuar con inhabilidades o reincidir en infracciones graves. Se mencionan como infracciones graves las vinculadas a incumplimientos de funciones del artículo 20 (por ejemplo, deberes asociados al cuidado de bienes comunes y mantenciones preventivas).
Responsabilidad civil: se traduce en indemnizar perjuicios, mediante demanda ante tribunal. Se ejemplifica con situaciones asociadas a omisiones relevantes (por ejemplo, no realizar certificaciones o mantenciones y que ello derive en daños).
Responsabilidad penal: puede existir si hay comisión de delitos, dando lugar a denuncias penales y procedimientos de esa naturaleza.
Estas responsabilidades pueden coexistir, según los hechos y el camino que elija quien reclama.
¿Es obligatorio contratar administradores registrados?
No se establece una sanción para el condominio por contratar a un administrador que no esté inscrito. Sin embargo, se advierten dos problemas prácticos: (1) el administrador que ejerce sin estar incorporado se expone a infracciones y sanciones; y (2) se generan dificultades para exigir responsabilidades y encauzar formalmente ciertas acciones contra esa administración.
En la práctica, se considera razonable una asunción temporal del rol por parte del presidente del comité ante ausencias imprevistas (por ejemplo, licencias o vacaciones), pero no se recomienda mantener una administración estable fuera del registro.
Qué arriesga un administrador que ejerce sin estar inscrito
Ejercer como administrador sin estar incorporado al registro (o sin requisitos habilitantes, o habiéndolos perdido) puede constituir una infracción grave. Se menciona la posibilidad de una multa a beneficio fiscal que puede ir de 5 a 10 UTM, además de consecuencias como quedar registrado en el historial y no poder inscribirse. También se plantea el riesgo de eventuales acciones por ejercicio ilegal de la actividad.
Reclamos ante Juzgado de Policía Local y su utilidad práctica
Para conflictos de copropiedad que se lleven al Juzgado de Policía Local, puede acudir cualquier persona involucrada. En este ámbito, el tribunal puede impulsar acuerdos, escuchar a las partes, tomar declaraciones y llamar a conciliación, funcionando como un mecanismo orientado a resolver conflictos de manera más rápida y efectiva.
Un punto relevante es que una controversia resuelta en el Juzgado de Policía Local puede, según el caso, interactuar con denuncias administrativas. No se entrega una regla clara de exclusión automática entre vías, por lo que puede existir el riesgo de criterios distintos entre una entidad administrativa y el tribunal.
Quiénes pueden denunciar al administrador ante la Seremi
Para denunciar infracciones en el ámbito del registro y activar un procedimiento sancionatorio ante la autoridad regional, se reconoce legitimación al comité de administración y también a copropietarios o arrendatarios que cumplan un porcentaje mínimo. Se menciona como umbral el 15% del total del condominio.
Paso a paso del procedimiento sancionatorio ante la Seremi
El procedimiento se inicia presentando una reclamación ante la Seremi de Vivienda y Urbanismo de la región donde está el condominio. La presentación debe:
1) Identificar con precisión las infracciones u omisiones imputadas.
2) Acompañar desde el inicio todos los antecedentes disponibles.
Ingresada la reclamación, la autoridad puede adoptar tres caminos: desestimarla por improcedencia o falta de requisitos; solicitar antecedentes adicionales; u ordenar el inicio del procedimiento sancionatorio, dictando una resolución que formule cargos.
La formulación de cargos debe ser precisa, porque la defensa se construye respecto de esos cargos y no sobre asuntos distintos. La notificación puede realizarse por correo electrónico o por carta certificada al domicilio. Por eso, mantener datos actualizados en el registro es crítico: la notificación enviada a los datos registrados se considera válida.
Luego de notificados los cargos, el administrador tiene 10 días hábiles para presentar descargos. Dado lo breve del plazo, se recomienda preparar la respuesta de inmediato, con respaldo documental y un análisis cuidadoso de los cargos. También se señala la conveniencia de contar con asesoría jurídica para estructurar la defensa, identificar defectos de formulación de cargos y evitar errores como responder solo uno de varios procedimientos paralelos si existieran denuncias duplicadas.
Recursos administrativos cuando se aplica una sanción
Si la Seremi aplica una sanción, procede un recurso de reposición ante la misma autoridad, con un plazo de 5 días hábiles. Además, puede interponerse en subsidio un recurso jerárquico para que conozca y resuelva el subsecretario de Vivienda y Urbanismo.
Buenas prácticas para enfrentar reclamos sin improvisar
Para reducir riesgos y manejar un reclamo con orden, conviene actuar con estándares simples pero exigentes:
Exigir y entregar el certificado de inscripción vigente al contratar o ejercer. Se menciona que el certificado debe renovarse año a año acompañando certificado de antecedentes.
Respaldar decisiones y gestiones por escrito, para poder acompañar documentación al momento de defenderse.
Revisar inmediatamente cualquier notificación de cargos y organizar la respuesta dentro de los plazos, evitando omisiones en los descargos.
Actualizar datos de contacto en el registro para recibir notificaciones válidas y oportunas.
Un manejo ordenado de estos puntos ayuda tanto a comunidades como a administradores a encauzar conflictos por vías formales y con antecedentes verificables.
Créditos: Hablemos de Copropiedad.