Al contratar personal en una comunidad o condominio, no basta con acordar verbalmente las condiciones ni limitarse al contrato. La normativa laboral exige formalidades y respaldos documentales que protegen tanto al empleador como al trabajador, reducen conflictos y evitan multas ante fiscalizaciones.
Por qué el contrato de trabajo debe quedar por escrito
El contrato de trabajo existe desde el momento en que ambas partes acuerdan las condiciones esenciales: prestación de servicios personales, remuneración y subordinación o dependencia. Sin embargo, la ley exige que ese contrato se escriture y firme.
Contar con un contrato escrito y firmado entrega certeza sobre derechos y obligaciones, facilita resolver diferencias y permite acreditar de manera clara lo pactado (funciones, jornada, remuneraciones, duración, entre otros).
En términos prácticos: cada trabajador debe tener su contrato individual.
Contrato de trabajo vs. contrato a honorarios: la clave está en la subordinación
No todo servicio prestado a la comunidad implica contrato laboral. La diferencia central es si existe o no subordinación y dependencia.
Hay subordinación cuando la persona ejecuta funciones bajo instrucciones y control del empleador (por ejemplo, supervisión, obligación de cumplir tareas, registro de asistencia, jefatura).
Cuando la prestación es puntual y no se configura esa subordinación, puede corresponder a un contrato a honorarios (regido por normas civiles). En este marco, se ubican servicios específicos como ciertos mantenimientos o labores acotadas, según las condiciones reales en que se realizan.
Plazos legales para firmar el contrato
La escrituración y firma del contrato debe realizarse dentro de plazos definidos:
• Regla general: dentro de 15 días desde el inicio de funciones.
• Contratos por obra, trabajo o servicio determinado, o de duración inferior a 30 días: dentro de 5 días.
Incluso en reemplazos breves (por ejemplo, una semana o 15 días), corresponde formalizar contrato, con fecha de inicio y término claramente indicadas.
Riesgos de no tener contrato firmado a tiempo
No formalizar el contrato dentro de plazo expone al empleador a contingencias relevantes:
• Fiscalización y multas: ante una denuncia o revisión, la Inspección del Trabajo puede exigir la carpeta laboral y, si falta documentación, aplicar sanciones. Se mencionan rangos de multas entre 1 y 5 UTM.
• Dificultad probatoria: si no hay contrato escrito, cualquier desacuerdo queda sujeto a versiones. En conflictos, puede prevalecer la versión del trabajador respecto de condiciones como sueldo u horario.
• No exime de regularizar: pagar una multa no reemplaza la obligación de confeccionar y mantener el contrato.
Qué hacer si el trabajador se niega a firmar
Si el empleador entrega el contrato y el trabajador no firma, es importante actuar dentro del plazo legal. Se debe informar a la Inspección del Trabajo para que requiera la firma. Si persiste la negativa, existe la posibilidad de desvincular sin indemnización, considerando que pueden surgir discusiones si el trabajador alega que las condiciones ofrecidas eran distintas.
Documentos que conviene exigir antes de contratar
Para redactar correctamente el contrato y armar la carpeta laboral, se requiere documentación básica del trabajador. Entre los antecedentes mencionados:
• Cédula de identidad: para verificar datos, edad, nacionalidad y correcta identificación.
• Afiliación de salud (Fonasa o Isapre).
• Certificado de afiliación a AFP.
• Certificado de antecedentes penales.
• Cargas familiares (cuando corresponda).
• Tarjeta OS10 para conserjes: se indica que el conserje también requiere OS10 (distinta a la de guardias de seguridad), evitando confusiones frecuentes.
Contratar sin estos respaldos implica depender de información verbal y aumenta el riesgo de errores, incumplimientos y observaciones en una fiscalización.
Documentos que deben firmarse junto al contrato (y quedar en la carpeta)
Además del contrato, existen documentos que deben quedar firmados y archivados:
• Reglamento de orden, higiene y seguridad: firmado por el trabajador o mediante constancia de recepción conforme.
• “Derecho a saber”: debe quedar firmado e incorporado en la carpeta.
• Entrega de elementos de protección personal (EPP): constancia firmada cuando se entregan (por ejemplo, calzado de seguridad, guantes u otros implementos según la labor).
Cláusulas obligatorias y puntos críticos del contrato de trabajo
Un contrato debe incluir, entre otros, los siguientes contenidos:
• Lugar y fecha del contrato: relevante para efectos posteriores (cálculos, antigüedad y otras obligaciones).
• Identificación del empleador: razón social, RUT y domicilio (en este caso, el condominio).
• Lugar de prestación de servicios.
• Identificación del trabajador: nombre, RUT, nacionalidad, domicilio, estado civil, fecha de nacimiento.
• Fecha de inicio de funciones: puede no coincidir con la fecha de firma, y debe quedar explícita.
• Tipo de contrato: plazo fijo, indefinido, por obra o faena, a tiempo parcial, entre otras modalidades. Se indica que el plazo fijo no puede exceder un año y que el part-time no debe superar 30 horas semanales.
• Jornada: horarios de entrada y salida, y el tiempo de colación (la colación no constituye tiempo trabajado).
• Naturaleza de los servicios (funciones): conviene describir tareas de forma clara (por ejemplo, qué áreas se deben limpiar), evitando ambigüedades que luego generen rechazo a ejecutar labores.
• Remuneraciones: monto, forma de pago, fecha y periodicidad; además de bonos y asignaciones según corresponda.
Respecto de asignaciones, se distingue que colación y movilización no son imponibles, mientras que bonos como el bono de responsabilidad sí son imponibles y tributables.
Turnos rotativos: cómo dejarlo correctamente establecido
Cuando existe trabajo por turnos, el contrato puede estipular que el trabajador se desempeñará bajo régimen de turnos, y el detalle específico puede quedar regulado en el reglamento interno. Se indica que los turnos pactados deben estar autorizados por la Inspección del Trabajo.
Contratación de trabajadores extranjeros: exigencias especiales
Un trabajador extranjero no puede iniciar labores sin la autorización correspondiente. Se mencionan permisos y condiciones relevantes:
• Visa temporaria: habilita a trabajar con cualquier empleador una vez estampado el sello en el pasaporte.
• Visa sujeta a contrato: permite trabajar exclusivamente con el empleador que suscribe el contrato.
• Turistas: solo podrían trabajar con permiso para un plazo de hasta 30 días.
Además, se indica que ciertos documentos emitidos en el exterior deben estar legalizados en el consulado y luego en el Ministerio de Relaciones Exteriores en Chile.
El contrato de un extranjero incorpora las mismas cláusulas que el de un chileno, y suma exigencias como:
• Cláusula de vigencia: inicio de obligaciones laborales sujeto a la obtención de la visa.
• Cláusula de viaje: compromiso del empleador de costear el regreso al país de origen al término del contrato, incluyendo a su familia.
• Cláusula previsional: salvo excepciones (se menciona la ley 18.156 para casos específicos).
• Cláusula de impuesto a la renta: para casos en que el trabajador extranjero supere cierto umbral (se menciona 133,5 UTM).
Como diferencia práctica relevante, se indica que el contrato debe firmarse en Chile y legalizarse ante notario.
Carpeta laboral ordenada y cumplimiento para evitar sanciones
La fiscalización laboral pone atención especial en cuatro elementos: contrato escriturado, registro de asistencia, comprobantes de pago de remuneraciones y pago de cotizaciones. Mantener una carpeta laboral completa y actualizada reduce riesgos y permite responder adecuadamente ante inspecciones o reclamos.
Formalizar a tiempo, respaldar cada documento y describir con precisión las condiciones de trabajo es una base práctica para una gestión laboral correcta en comunidades y condominios.
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