En muchas comunidades el alza de costos y la morosidad se han vuelto temas centrales, especialmente por el efecto combinado de remuneraciones, ajustes de jornada y aumento de la electricidad. Para administrar bien este escenario, conviene mirar cifras, entender qué está empujando el gasto común y profesionalizar los procesos de información, respaldo y cobranza.
Qué está empujando el aumento del gasto común
En la práctica, los incrementos más notorios se asocian a dos áreas:
1) Remuneraciones y reorganización de turnos. La reducción progresiva de jornada (paso de 45 a 44 horas y, en algunos casos, el salto directo a 40 horas) ha generado dos respuestas habituales:
- Compensar la hora faltante con horas extraordinarias o bonos, manteniendo la misma dotación. Esto puede mantener el “sueldo base” estable, pero aumenta el ítem de horas extra o la remuneración total.
- Reestructurar turnos y contratar una persona adicional para cubrir la operación. Esta alternativa produce un aumento más brusco del gasto común, pero evita sostener una compensación permanente vía horas extra.
También se observa una tendencia a “regularizar” sueldos en montos mayores a los de años anteriores, influida por la competencia entre edificios (conserjes que comparan remuneraciones entre comunidades) y por estructuras de bonos asociadas a responsabilidad o funciones adicionales.
2) Electricidad en espacios y equipos comunes. Se ha mencionado un alza del orden de 35% en costos eléctricos. Es clave separar el consumo eléctrico comunitario (bombas, ascensores, iluminación de espacios comunes, equipos 24/7) de la cuenta individual de cada departamento. Una comunidad que pagaba $1.000.000 puede pasar a pagar $1.300.000 solo por este ítem, sin que eso implique lo mismo en cada vivienda.
Medidas realistas para enfrentar el alza eléctrica
La necesidad de ahorrar suele chocar con la calidad de vida: apagar luces de pasillos o reducir iluminación en estacionamientos puede ser impopular o inviable. Aun así, existen líneas de trabajo que ayudan a controlar costos sin deteriorar el servicio:
- Eficiencia en iluminación (por ejemplo, uso de tecnologías más eficientes y optimización de encendido por zonas).
- Revisión de diseño y operación de estacionamientos y espacios comunes: hay comunidades con iluminación sobredimensionada y otras con esquemas más optimizados.
- Apoyo técnico de empresas de mantención para detectar dónde se concentra el consumo y qué cambios generan impacto.
Para que estas medidas funcionen, el comité y la administración deben analizar la realidad particular del edificio y priorizar acciones con respaldo técnico.
Morosidad: niveles observados y cómo interpretarlos
En los meses previos (enero a agosto), la morosidad se ha movido en un rango aproximado entre 15% y 25%, variando según comunidad y comuna. Septiembre suele ser un mes atípico: se registró un promedio cercano a 35%, con recuperación posterior durante octubre (en especial en las primeras semanas).
Más importante que el número puntual es distinguir:
- Morosidad de corta duración: atraso de días o pocas semanas, que se corrige rápido cuando llega el aviso o el recordatorio.
- Morosidad persistente: la que se alarga en el tiempo y genera el daño financiero real. Especialmente sensible cuando supera los 90 días (tres meses), porque limita herramientas disponibles y tensiona la caja comunitaria.
Por qué no basta con mirar un solo porcentaje
Un mismo porcentaje puede esconder realidades distintas. Por eso conviene analizar la morosidad de dos formas:
- Por monto total adeudado (recaudación pendiente).
- Por cantidad de unidades morosas y su distribución por tramos (menos de 1 mes, menos de 2 meses, más de 3 meses, etc.).
Puede ocurrir que muchas unidades estén atrasadas por montos pequeños y pocas semanas, mientras una sola unidad concentra una deuda alta y distorsiona el indicador. Esa lectura más fina ayuda a tomar decisiones: gestión de cobranza, seguimiento, convenios o acciones específicas según el caso.
Convenios de pago: una herramienta que se está usando más
Se ha observado un mayor uso de convenios de pago que antes. En la práctica, se adaptan a la capacidad real de pago (por ejemplo, negociar un pie menor al esperado para que la persona comience a regularizar). También aparecen solicitudes para revisar intereses asociados a la mora como incentivo para ponerse al día, entendiendo que el foco principal es recuperar caja y ordenar la deuda.
Además, la compraventa de propiedades empuja la regularización: para avanzar en trámites, suele ser necesario acreditar que la unidad está al día con los gastos comunes.
Transparencia y control: por qué una plataforma cambia el trabajo
Trabajar con planillas puede funcionar en comunidades pequeñas, pero una plataforma especializada introduce ventajas operativas que impactan directamente en control y confianza:
- Entrega oportuna del gasto común: emisión y envío casi inmediato, sin impresión ni reparto.
- Autonomía del residente: revisión de cobros, pagos, historial y documentación sin depender del administrador.
- Respaldo documental: cada egreso o ingreso puede quedar asociado a su soporte (PDF de cuentas, comprobantes, liquidaciones), mejorando el análisis y el control.
- Biblioteca digital: conservación de historia (gastos comunes anteriores, reglamentos y documentos relevantes).
Además del control, esto reduce tiempos administrativos (menos impresión, menos envío manual, menos solicitudes repetidas).
Migración desde Excel o desde otro software sin perder la historia
Para evitar quiebres, una práctica utilizada es partir con un saldo inicial a una fecha definida e incorporar respaldos históricos en una biblioteca digital. En el caso de Excel, conviene guardar y respaldar planillas (incluso en PDF) para mantener la trazabilidad de periodos anteriores.
Un punto crítico es la calidad del dato de origen: aunque la carga sea correcta, si los porcentajes de prorrateo o datos base vienen errados, los resultados posteriores quedarán distorsionados. Por eso, la revisión inicial de la información es parte del estándar de una implementación ordenada.
Cambios de administración y control de accesos
En cambios de administración, el manejo de accesos es esencial: se eliminan permisos del administrador saliente y su equipo, y se asignan al nuevo, para resguardar la información.
También importa definir quién contrata y paga el software:
- Si lo paga la comunidad, la herramienta queda asociada a la comunidad independiente de quién administre.
- Si lo paga el administrador como parte de su servicio, puede definirse el alcance de continuidad del acceso cuando termina su contrato, manteniéndose siempre disponibles los respaldos propios de la administración.
Para ejecutar cambios sensibles (como permisos), se requiere respaldo formal por correo y, en situaciones complejas, documentación adicional que acredite la representación del comité.
Gestionar bien el gasto común en tiempos de alzas
Cuando suben remuneraciones, se ajustan jornadas y aumenta la electricidad, la comunidad necesita dos cosas: decisión y método. Decisión para enfrentar cambios estructurales (turnos, dotación, estándares de servicio) y método para controlar con información: documentación respaldada, métricas claras de morosidad y herramientas que reduzcan fricción, errores y pérdida de tiempo. Con una gestión ordenada, es posible sostener el funcionamiento del condominio sin que la incertidumbre se vuelva parte del mes a mes.
Créditos: Hablemos de Copropiedad.